Office Manager (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden, Bewerbern und Lieferanten
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen
• Koordination sowie Bewirtung von Meetings
• Terminorganisation und Unterstützung bei administrativen Aufgaben
• Verwaltung des Postein- und -ausgangs
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Betreuung unserer Poolfahrzeuge einschließlich Terminüberwachung, Werkstattkoordination und Unterstützung bei Zulassungsvorgängen
• Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Koordination und Steuerung externer Dienstleister, insbesondere im Bereich Reinigung, Technik und Gebäudemanagement
• Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten rund um den Standort Mannheim

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Bereich Administration, Office Management, Assistenz oder Empfang
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
• Organisationsgeschick und Freude an eigenverantwortlichem Arbeiten
• Souveränes Auftreten sowie Kommunikationsstärke
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Bereitschaft zur Arbeit im wechselnden Schichtmodell (Wöchentlicher Wechsel zwischen Früh- und Spätschicht; Keine Abend-, Nacht-, Feiertags- oder Wochenendarbeit; Spätschicht bis 17:30 Uhr)
• Idealerweise Erfahrung in den Bereichen Veranstaltungsorganisation, Reisekostenmanagement oder Fuhrparkverwaltung