Patient Service Coordinator

Patient Services & Patient Experience / Obsługa pacjentów i dbałość o ich doświadczenia (30%)

• Serve as the primary point of contact for patients.
• Communicate clearly and promptly about study procedures, visit schedules and what is expected of participants.
• Provide patients with accurate information about the clinical trial process, participation requirements and any necessary follow-up instructions.
• Respond to patient enquiries and concerns with empathy and professionalism.
• Resolve patient issues promptly and escalate complex cases to the appropriate clinical management staff.
• Build a positive reputation for the site by developing and maintaining good relationships with patients.

• Pełnienie funkcji głównego punktu kontaktowego dla pacjentów.
• Jasne i terminowe przekazywanie informacji o procedurach badania, harmonogramie wizyt i tym, czego oczekuje się od uczestników.
• Udzielanie pacjentom rzetelnych informacji o przebiegu badania klinicznego, wymaganiach związanych z uczestnictwem oraz zaleceniach dotyczących dalszego postępowania.
• Odpowiadanie na pytania i reagowanie na obawy pacjentów z empatią i profesjonalizmem.
• Sprawne rozwiązywanie zgłaszanych problemów oraz przekazywanie bardziej złożonych spraw właściwym osobom odpowiedzialnym za nadzór kliniczny.
• Budowanie pozytywnego wizerunku placówki poprzez nawiązywanie i utrzymywanie dobrych relacji z pacjentami.

Patient Scheduling & Visit Coordination / Planowanie i koordynowanie wizyt pacjentów (25%) 

• Work closely with Clinical Operations, site staff and the Physician and Site Alliance team to plan and coordinate patient visits.
• Schedule and coordinate patient visits, including follow-up appointments, and liaise with the relevant teams when appointments need to be rescheduled.

• Ścisła współpraca z zespołami Clinical Operations i Physician and Site Alliance oraz z personelem placówki przy planowaniu i koordynowaniu wizyt pacjentów.
• Umawianie i koordynowanie wizyt, w tym wizyt kontrolnych, oraz uzgadnianie zmian terminów z odpowiednimi zespołami.

Site Operations & Administrative Support / Funkcjonowanie placówki i wsparcie administracyjne (20%) 

• Manage the operational systems used to register appointments and support patient care.
• Prepare the required documents and devices in line with patient visit schedules and clinical trial protocols.
• Carry out other administrative tasks as needed.

• Obsługa systemów wykorzystywanych do rejestrowania wizyt i obsługi pacjentów.
• Przygotowywanie wymaganych dokumentów i urządzeń zgodnie z harmonogramem wizyt oraz protokołami badań klinicznych.
• Wykonywanie innych zadań administracyjnych w zależności od potrzeb placówki.

Clinical Research & Internal Coordination / Badania kliniczne i współpraca z zespołami wewnętrznymi (15%) 

• Build working relationships with principal investigators and sub-investigators.
• Work closely with investigators and clinical research coordinators to maintain a high standard of patient care.
• Collaborate with other teams to coordinate patient services and support study activities.

• Budowanie relacji roboczych z głównymi badaczami i współbadaczami.
• Ścisła współpraca z badaczami i koordynatorami badań klinicznych w celu zapewnienia wysokiej jakości opieki nad pacjentami.
• Współpraca z innymi zespołami przy koordynowaniu obsługi pacjentów i realizacji badań klinicznych.

Vendor & Facility Support / Współpraca z dostawcami i wsparcie placówki (10%)

• Liaise with suppliers who support day-to-day site operations, including couriers, cleaning companies and suppliers of equipment and medical devices.
• Participate in required internal and external training.

• Współpraca z dostawcami usług i sprzętu potrzebnych do funkcjonowania placówki, w tym z firmami kurierskimi i sprzątającymi oraz dostawcami wyposażenia i urządzeń medycznych.
• Udział w wymaganych szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych.

Other Responsibilities / Pozostałe obowiązki

• Provide additional administrative and operational support as needed to support site operations and patient care.

• Wykonywanie dodatkowych zadań administracyjnych i operacyjnych, zależnie od potrzeb placówki i obsługi pacjentów.

• Ability to communicate and work effectively with a diverse team of professionals.
• Strong organisational skills, including the ability to set priorities, assign and delegate tasks, guide and support colleagues, assess their work and follow up on assignments through to completion.
• Strong verbal and written communication skills, with the ability to build positive working relationships with colleagues, management, patients and suppliers.
• Ability to work collaboratively and take a positive, supportive approach to achieving shared goals.
• Strong computer skills, with demonstrated ability to use clinical trial databases, Microsoft Word and Excel.
• Ability to balance tasks with competing priorities.
• Critical thinking and problem-solving skills.
• Curiosity, enthusiasm for learning and innovation, and the ability to take considered risks and see tasks through to completion.
• A friendly, outgoing manner and the ability to maintain a positive attitude under pressure.
• A high level of self-motivation and energy, with the ability to respond quickly to urgent matters.
• Ability to work independently in a fast-paced environment with minimal supervision.
• Flexibility to adapt to changing responsibilities and workloads.
• A strong focus on providing professional patient service.

• Umiejętność skutecznej komunikacji i współpracy z różnorodnym zespołem specjalistów.
• Bardzo dobre umiejętności organizacyjne, w tym ustalanie priorytetów, przydzielanie i delegowanie zadań, koordynowanie i wspieranie pracy innych osób, ocena jej wyników oraz monitorowanie realizacji powierzonych zadań.
• Bardzo dobre umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej oraz budowania pozytywnych relacji ze współpracownikami, kadrą zarządzającą, pacjentami i dostawcami.
• Umiejętność efektywnej pracy zespołowej oraz pozytywne i wspierające podejście do realizacji wspólnych celów.
• Bardzo dobra obsługa komputera i praktyczna znajomość baz danych badań klinicznych oraz programów Microsoft Word i Excel.
• Umiejętność godzenia zadań o konkurujących priorytetach.
• Umiejętność krytycznego myślenia i rozwiązywania problemów.
• Ciekawość, chęć uczenia się i wdrażania nowych rozwiązań oraz umiejętność podejmowania przemyślanego ryzyka i doprowadzania zadań do końca.
• Przyjazne i otwarte usposobienie oraz umiejętność zachowania pozytywnego nastawienia pod presją.
• Wysoka motywacja wewnętrzna, energia i umiejętność szybkiego reagowania w pilnych sprawach.
• Umiejętność samodzielnej pracy w dynamicznym środowisku przy ograniczonym nadzorze.
• Elastyczność w dostosowywaniu się do zmian w zakresie obowiązków i obciążeniu pracą.
• Nastawienie na profesjonalną obsługę pacjentów.

Certifications/Licenses, Education, and Experience

• Bachelor’s degree or equivalent professional experience.
• At least 2 years of experience in patient services, clinical coordination or a healthcare-related role.
• Experience in clinical trials or a research setting is desirable.
• Understanding of GDPR requirements and patient privacy standards.
• Working knowledge of Microsoft applications, including Excel, Word, PowerPoint and Outlook.

• Wykształcenie wyższe co najmniej pierwszego stopnia lub równoważne doświadczenie zawodowe.
• Co najmniej 2 lata doświadczenia w obsłudze pacjentów, koordynacji klinicznej lub na podobnym stanowisku w ochronie zdrowia.
• Doświadczenie w badaniach klinicznych lub w środowisku badawczym będzie dodatkowym atutem.
• Znajomość przepisów RODO oraz standardów ochrony prywatności pacjentów.
• Znajomość narzędzi Microsoft, w tym Excel, Word, PowerPoint i Outlook.

Languages:

• Polish - fluent.
• English - desirable.

Języki:

• Język polski - biegły.
• Język angielski - mile widziany.

How We Work Together / Warunki pracy

• Location: Onsite within Poland
• Working hours: Two rotating shifts, alternating weekly:
• 7:00 AM – 3:00 PM
• 9:00 AM – 5:00 PM
• Travel: Occasional domestic travel, planned in advance
• Physical Requirements: walking - 15%, standing - 10%, sitting - 70%, lifting items weighing up to 25 lbs (approx. 11.3 kg), lifting items over 25 lbs, and lifting overhead - 5% in total.

The expected salary range for this position is PLN 11,500-13,000 gross per month, depending on experience and qualifications.

• Lokalizacja: praca stacjonarna w Warszawie
• Godziny pracy: Dwie zmiany z rotacją tygodniową:
• 7:00–15:00
• 9:00–17:00
• Podróże służbowe: Okazjonalne podróże służbowe na terenie Polski, planowane z wyprzedzeniem.
• Wymagania fizyczne: chodzenie - 15%, praca w pozycji stojącej - 10%, praca w pozycji siedzącej - 70%, podnoszenie przedmiotów o wadze do 11,3 kg i powyżej tej wagi oraz podnoszenie nad głowę - łącznie 5%

Wynagrodzenie na tym stanowisku wynosi 11 500-13 000 PLN brutto miesięcznie, w zależności od doświadczenia i kwalifikacji.

Benefits & Perks

• Paid annual leave and public holidays in accordance with Polish employment law.
• Medical, dental, and vision insurance plan options.